Toplantı Yönetimi Dersinde Alınan Ders Notları

Toplantı Yönetimi

Katılımcıları bilgi sahibi etmek katılımcıların düşünce ve önerilerini toplamak, üyeler arasında birlik ve beraberliği teşvik etmek gibi çeşitli nedenlerle toplantı düzenlenir. Toplantı: Yöneticilerin ortak problemleri çözümlemek amacıyla bir araya gelip belirli konular üzerinde tartışma sürecidir. Toplantılar, ilham ve enerji verici, paylaşımcı ve eğlendirici olmakla beraber bazı durumlarda motivasyon bozucu ve sıkıcı olabilir.

Toplantı İhtiyacı

• Çalışanlar kariyerleri geliştikçe daha çok toplantıya katılırlar.
• Örgütlerin büyük çoğunluğu toplantıda olmadan işlevlerini yerine getiremezler.
• Bazı toplantılar yasa gereği gereklidir. Örneğin idare heyeti toplantıları, derneklerin genel kurul toplantıları.

Ne Zaman Toplantıya İhtiyaç Vardır?

• Pek çok kişiye kısa sorularla bilgi aktarmak gerekiyorsa
• Bir karar almak gerekiyorsa
• Koordinasyon içinde çalışmak gerekiyorsa
• Aynı konuyla ilgili farklı görüşlere gereksinim varsa
• Çalışanlar toplantı yapmak istiyorsa

Ne Zaman Toplantıya İhtiyaç Yoktur?

• Çalışanlar toplantıya ihtiyaç duymuyorsa
• Tartışmaya değer bir konu yoksa
• Veriler yetersiz ve gerekli hazırlık yapılmamışsa
• Konu bir telefon ya da bir mesaj ile halledilebilecekse
• Bize ne söylenirse söylensin sonuçta yönetimin kararları kabul edilecekse

Toplantıların Temel Amaçları

• Bilgi vermek
• Bilgilendirme
• Sorunları çözme
• Bakış açılarını tartışma
• Motive Etmek
• Çalışanları uzaklaştırmak
• Karar vermek
• Geri bildirim sağlamak
• İkna etmek
• Eğitmek ve geliştirmek
• Öğrenmek
• Teknoloji alış verişinde bulunmak
• Statüyü güçlendirmek
• Katılmalı yönetim gerçekleştirmek

Şirketlere Göre Toplantı Kültürü

Toplantı Kültürü Olan Şirketler

• Üst yönetim düzenli zamanlarda toplantının yararına inanır
• Toplantı zamanında başlar zamanında biter
• Başkandan sonra toplantıya kimse girmez
• Katılımcılar hazırlıklı gelir
• Çalışanlar özgürce fikirlerini tartışır
• Çalışanlar arasında çifte standart yapıldığı düşüncesi olmaz
• Sonuçlar takip edilir ve ilgili kişilere iletilir

Toplantı Kültürü Olmayan Şirketler

• Üst yönetim toplantıların yararına inanmaz
• Gündem hazırlanmaz, tutanak tutulmaz
• Toplantı zamanında başlamaz ve zamanında bitmez
• İsteyen istediği anda toplantıya katılır
• Katılımcılar hazırlık yapmazlar
• Çalışanlar konuşmaktan korkarlar
• problemler kapalı kapılar ardında çözülür
• Çalışanlar arasında ayrımcılık yapıldığı görüşü hakimdir
• Toplantıların sonuçları takip edilmez

Bir iş toplantısı için ideal sayı 6 ile 9 arasındadır. Bireyler kalabalık içinde kaybolmazlar. İkiliklerin oluşma ihtimali azalır. Grubu kontrol etmek kolaydır.

Dikkat edilmesi gerekenler; Toplantıya gerçekten katılması gereken kişiler çağrılmalıdır. Toplantı başkan konusunda dikkatli seçim yapılmalıdır.

Katılımcıların Toplantı Öncesi Görevleri

• Aksi bildirilmedikçe resmi bir kıyafet giymek
• Gündemi okuyarak toplantıya hazırlanıp gelmek
• Toplantıya zamanında gelmek
• Bir önceki toplantı tutanaklarını okumak

Katılımcıların Toplantı Sırasında Görevleri

• Belirlenmiş olan durum planına uymak
• Yanınızda not tutmak için kalem kağıt bulundurmak
• Açık konuşmak ne istediğini ve düşündüğünü açıkça belirtmek
• Söz almadan ve söz verilmeden konuşmak
• Karşılıklı konuşmak, toplantı başkanına hitaben konuşmak
• Az ve öz konuşmak
• Sık sık söz almamak
• Konudan konuya geçmemek
• Görüş ve itirazları gerekçeleriyle birlikte söylemek
• Hayır diyebilmek
• Nutuk çekmeden doğru konuşmak
• Konuşanları iyi dinleyip not almak
• Varsayımlar üzerinde konuşmamak
• Öğüt vermemek
• Eleştirileri kişiye değil işe yönelik yapmak

Verimli Toplantı İlkeleri

Toplantı gündemi önceden yönetici ile tespit edilerek yazılmalı açıkça tanımlamış özel amaçlar belirlenmelidir. Gündem maddeleri toplantı öncesi dağıtılmalıdır. Katılımcılarla toplantı konusunda etkin iletişim sağlanmalıdır. Toplantıya katılacak kişilere haber verilmelidir. Yazılı davetiye, mektup vs.

Toplantı Türleri Ve Özellikleri

Örgüt İçi Toplantılar: Gerek kamu kurum ve kuruluşlarında gerekirse özel şirketlerde görev yapan yöneticiler zaman zaman belirlenen konularla ilgili toplantı yapma gereği duyarlar. Örgüt içi toplantılar kapsamında yönetim kurulu toplantıları da vardır. Yönetim kurulu ile yönetilen kurumlar olağan üstü bir durum gerçekleşmediği sürece genellikle ayda bir kez yönetim kurulu toplantısı düzenler. Bu tür toplantılar şirket merkezinde yapılacağı gibi kişileri rahatlatmak verimli hale getirmek onlara önem verildiğini hissettirmek için farklı mekanlarda da yapılabilir.

Emir Toplantısı: Yönetenlerin yönetilenlerle olan en sık ve sürekli fonksiyonel ilişkisi emir vermedir. Çünkü yönetimde yöneten ve yönetilen sürekli bir emir komuta ilişkisi i.indedir. Yönetici emreden yönetilen de emredilen mevkidedir.

İstişare Toplantısı: İstişare toplantıları karşılıklı bilgi alış verişinde bulunmak için yapılır. Bu toplantılar genellikle danışma niteliğindedir. Karar almayı hedeflemez.

Koordinasyon Toplantısı: Örgütte meydana gelen karışıklıkların önlenmesi ve bir örgütün düzenli sürekli çalışabilmesi uyum ve iş birliğinin tesis edilmesi amacıyla düzenlenir.

Çalışma Grupları Toplantısı:Belirli bir konuda bilginin ve becerilerin geliştirilmesine yönelik olarak kısa süreli toplantı faaliyeti veya eğitim sürecine verilen addır.

Pazarlık Toplantısı: Bir alışverişte tarafların kendileri için en elverişli olanı karşısındakine kabul ettirmek amacıyla yapılan toplantıdır.